Zarządzanie projektem budowlanym #4

Zamknięcie projektu

Ta ostatnia faza wiąże wszelkie luźne końce. Zespół formalnie wypełnia wszelkie pozostałe zobowiązania umowne do zakończenia projektu. Mogą tworzyć listy perforowanych projektów wszelkich zadań, które nie zostały wykonane i mogą przeprowadzać przeglądy po zakończeniu projektu, dokumentować zdobyte doświadczenia, archiwizować dokumenty projektów lub przygotowywać raporty o zakończeniu projektu.

Koszt, budżet i finanse w zarządzaniu budową

Kierownicy projektów muszą zawsze myśleć o pieniądzach. Od szacowania budżetów zanim projekt zacznie nawet zatrudniać i płacić wykonawców, zarządzanie finansami jest jedną z najważniejszych części udanego projektu.

Oto, co musisz wiedzieć o sprawach pieniężnych w budownictwie:

1. Ceny budowlane i kontrakty budowlane

Istnieje wiele opcji przy płaceniu kontrahentom i określaniu cen w umowach. W procesie przetargu konkurencyjnego wykonawcy składają ofertę na prace nad projektem. Oferty te są składane na podstawie ryczałtu lub ceny jednostkowej, w zależności od tego, co określa właściciel. Oferta ryczałtowa odnosi się do całkowitej ceny pracy wykonanej przez wykonawcę. Podawanie cen jednostkowych jest stosowane w projektach, w których ilość pracy i materiałów jest niepewna.

Zamiast zapraszać konkurencyjne oferty, niektórzy prywatni właściciele wybierają kontrakty z jednym lub kilkoma wybranymi kontrahentami z umowami negocjowanymi, co zapewnia większą elastyczność w ustalaniu cen. Kontrakty negocjowane zwykle wymagają zwrotu bezpośrednich kosztów projektu plus opłaty wykonawcy ustalonej za pomocą jednej z następujących metod: koszt plus ustalony procent, koszt plus opłata stała, koszt plus opłata zmienna, wartość docelowa lub gwarantowana maksymalna cena lub koszt.

2. Szacowanie kosztów i budżetowanie

Kosztorys jest przygotowywany w celu złożenia oferty na projekt budowlany i służy do ustalenia budżetu na projekt po jego zdobyciu. Proces ten obejmuje ustalanie szacunków kosztów z budynku, cen jednostkowych i szacunków ryczałtowych, miejsc pracy i ogólnych kosztów ogólnych, procedur przetargowych i kosztów pracy. Szacunki kosztów są czasami przygotowywane przez profesjonalistów, takich jak estymator budynków lub główny estymator. Chociaż kierownik projektu może nie być jedyną osobą odpowiedzialną za oszacowanie kosztów, nadal konieczne jest, aby zapoznał się z procesem zrozumienia zakresu projektu.

3. Monitorowanie kontroli kosztów

Wraz z rozpoczęciem projektu menedżerowie projektów muszą szybko stworzyć proces monitorowania kosztów projektu. Im szybciej rozpocznie się faza monitorowania kontroli kosztów, tym szybciej menedżerowie projektów będą mogli zidentyfikować punkty zapalne. Na przykład, jeśli przedmiot jest znacznie droższy niż szacunek, kierownik projektu powinien określić przyczynę różnicy i sprawdzić, czy wzrost kosztów wpływa na wszystko inne w budżecie.

4. Plan poprawy kapitału (CIP)

Plan poprawy kapitału (lub program) to cztero- do dziesięcioletni plan, który identyfikuje projekty kapitałowe i zakup urządzeń, określa harmonogram i identyfikuje opcje finansowania planu. Plan łączy jednostkę rządową, plan strategiczny i roczny budżet jednostki. CIP zawiera listę wszystkich projektów lub urządzeń do zakupu, projekty uszeregowane w kolejności preferencji, plan finansowania projektów, harmonogramy na etapie budowy projektu, uzasadnienie projektu i wyjaśnienie wydatków.

5. Rachunkowość projektów

Kierownik projektu i / lub dział księgowości agencji będą musieli opracować budżet projektu na rok fiskalny, rejestrować i raportować wydatki, przeglądać i opłacać faktury kontrahentów oraz zarządzać przepływem środków pieniężnych. Od materiałów do robocizny, w projektach budowlanych występuje wiele kosztów. Koszty są bezpośrednie (praca, materiał, podwykonawstwo i grunt) lub pośrednie (praca pośrednia, nadzór, narzędzia, wyposażenie, dostawy, ubezpieczenia i koszty wsparcia).

Zespół projektowy i dział księgowości mogą potrzebować ścisłej współpracy w celu zarządzania fakturami kontrahentów. Zespół projektowy sprawdza faktury, aby upewnić się, że praca została prawidłowo ukończona, następnie dział księgowości zapewnia, że ​​faktury są zgodne z umową, a ceny są zgodne z umową.

Organizowanie i planowanie projektu budowlanego

Dzięki zapytaniom ofertowym, umowom, fakturom, planom i innym dokumentom, trudno jest śledzić wszystkie niezbędne dokumenty w projekcie budowlanym. Ponieważ projekty budowlane są tak duże i wiążą się ze złożonymi informacjami, organizacja jest kluczem do utrzymania harmonogramu.

Strategie organizacyjne

Istnieje kilka strumieni informacji, które wymagają organizacji i zarządzania w każdym projekcie budowlanym. Są to najbardziej krytyczne z punktu widzenia biznesu:

Zarządzanie rekordami: Zarządzanie rekordami kontroluje dystrybucję, przechowywanie i odzyskiwanie zapisów projektu, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, w bezpieczny sposób. Kierownicy projektów muszą upewnić się, że wszystkie dokumenty przychodzące i wychodzące są przesyłane za pośrednictwem specjalisty ds. Zarządzania rekordami, który używa oprogramowania do śledzenia zapisów (ta metoda stworzy również centralną bibliotekę wszystkich dokumentów projektu i informacji).

Zarządzanie kontraktami: Ważne jest jasne zdefiniowanie ról i obowiązków dla członków zespołu projektowego, którzy zarządzają projektem, oraz dla pracowników projektu odpowiedzialnych za zarządzanie umowami i dokumentami. Plan zarządzania umowami ma na celu określenie oczekiwań i procedur w tym zakresie poprzez skierowanie do osób, które mają uprawnienia do kierowania i zatwierdzania wykonawców do pracy, w jaki sposób praca wykonawcy jest monitorowana i zgłaszana, w jaki sposób są one opłacane i zatwierdzane, w jaki sposób zmienia się umowy, co konieczne są audyty finansowe itp.

Planowanie zamówień kontraktowych: kierownicy projektów muszą również dopilnować, aby działania związane z zamówieniami były zgodne z planem projektu. Niektóre z zadań, którymi muszą zarządzać, obejmują:

Ustalanie oczekiwanej ceny kontraktowej

Tworzenie zakresu prac (SOW) dla każdej umowy

Standaryzacja dokumentów zamówień i wszelkich innych niezbędnych dokumentów

Dodawanie dat realizacji do umów zgodnych z harmonogramem projektu